Zeitmanagement: 7 effektive Tipps für mehr Zeit

Jeder kennt das: Ehe der Tag beginnt, ist er auch schon wieder vorbei. Zeitmangel kann nicht nur zu Stress führen – er mindert auch Deine Produktivität. Ein optimiertes Zeitmanagement hilft Dir bei der richtigen Zeitplanung und unterstützt Dich dabei, Deine Ziele zu erreichen.

Ein falsches Zeitmanagement ist bei vielen Menschen der Alltag. Aufgrund ihrer falschen Zeitplanung und das Fehlen von Ziele setzen, hetzen wir von einem Termin zum nächsten, möchten möglichst viel auf einmal erledigen und verlieren dabei unsere Prioritäten, bevor wir am Abend völlig erschöpft ins Bett fallen.

Ein falsches Zeitmanagement betrifft nicht nur zahlreiche Arbeitnehmer – auch Selbstständige arbeiten sich sprichwörtlich zu Tode. Zeitmanagement ist für viele ein Fremdwort. Anstatt für eine bessere Tagesplanung zu sorgen, Aufgaben zu priorisieren und einzuteilen sowie sich eine Liste für wichtige und unwichtige Dinge zu machen, rauscht das Leben einfach an ihnen vorbei.

Oftmals wird Zeitmanagern wie auch High-Performern aus dem Biohacking vorgeworfen, als ständige Optimierer keinen Platz für Spaß und schöne Dinge in ihrem Leben zu lassen. Doch gutes Zeitmanagement bedeutet genau das Gegenteil!

Ein guter Zeitmanager nutzt Methoden, um sich bewusst und aktiv, Zeit und Raum für die schönen Dinge im Leben zu schaffen. Einige dieser Methoden sind das Priorisieren und die Planung von Aufgaben oder das Führen von Checklisten und das Delegieren einiger Aufgaben in seiner Lebensführung. Wenn Du auch zu denen gehörst, die mit Zeitmanagement nichts am Hut haben, könnten diese Tipps zu einer besseren Zeitplanung beitragen.

 

Tipp 1 für ein optimales Zeitmanagement: Prioritäten setzen

An Aufgaben im Alltag mangelt es bestimmt nur den wenigsten von uns. Ständig klingelt es in unserem Postfach oder unser Smartphone leuchtet auf. Wenn Du Dir dann keinen Überblick verschaffen kannst, wirst Du ganz schnell von Deinen Aufgaben erdrückt. Du bist zwar oft beschäftigt, aber nicht wirklich produktiv - wichtige Aufgaben können dann nicht bearbeitet werden und Du schiebst sie immer weiter auf. Das Hamsterrad hört nicht auf sich zu drehen. Die Decke fällt Dir auf den Kopf. Wichtige Aufgaben können dann nicht bearbeitet werden und müssen aufgeschoben werden.

Ständiges Aufschieben von dringlichen Dingen kann aber auch die Folge von Prokrastination sein. Diese sogenannte chronische „Aufschieberitis“ ist dann von Ausreden und einer schlechten Priorisierung geprägt. Wenn Du Deine Produktivität steigern möchtest, musst Du Dir also die richtigen Prioritäten setzen.

 

Wie setze ich Prioritäten?

1. Schreibe eine To-do-Liste, indem Du alle Aufgaben für die nächsten zwei Wochen notierst. Lerne, Deine Vorhaben auf- oder mitzuschreiben. Denn oft vergessen wir einige unserer Aufgaben wieder schnell. Eine Liste mit all‘ Deinen Aufgaben verschafft Dir hingegen einen perfekten Überblick.

2. Streiche danach alle Aufgaben von der Aufgabenliste, welche Du an andere abgeben kannst, nicht wichtig genug sind, sich automatisieren lassen oder keinen Nutzen für Deine Ziele haben. Für die bessere Einteilung kannst Du das Eisenhower-Prinzip verwenden:

 

3. Füge danach ähnliche oder gleiche Aufgaben zu Cluster zusammen, welche Du in einem Rutsch bearbeiten kannst.

4. Stell Dir die Frage, welche Aufgaben den Großteil Deines Erfolges ausmachen. Bei richtiger Prioritätensetzung lassen sich bereits nach Angaben des Pareto-Prinzips mit rund 20 Prozent aller Aufgaben, die Du erledigst, tatsächlich schon häufig 80 Prozent abhaken. Auch wenn es nicht immer die 80–20 Regel sein muss, kannst Du mit dem Fokus auf den wichtigsten Aufgaben einen Großteil des Erfolges bereits ausmachen.

5. Nach der Priorisierung einzelner Aufgaben Deiner Aufgabenliste, solltest Du Dir fest Termine einplanen. In dieser Zeit kannst Du Dich dann möglichst ungestört um die wichtigsten Aufgaben und Cluster kümmern. Zusätzlich geben feste Deadlines für einzelne Aufgaben einen leichten Handlungsdruck und schützen Dich vor Aufschieberitis.

Wenn Du diese Tipps beherzigst, wirst Du eine Menge Punkte auf Deiner Aufgabenliste streichen und den Kopf freihaben, um die wirklich wichtigen Tätigkeiten mit voller Energie und maximaler Konzentration abzuarbeiten. Monotaske die Aufgaben dann einfach nach Priorität und Dringlichkeit ab. Probiere es bei der Arbeit aus und schau, wie sich in den kommenden Tagen und Wochen Dein Arbeitspensum und Wohlbefinden mit dieser Methode verändert.

 

Tipp 2 für ein optimales Zeitmanagement: Aufgaben automatisieren und delegieren

In Schritt 2 aus dem vorherigen Tipp ist allerdings nicht das Ziel, Deine eigene Faulheit zu unterstützen, indem Du alle Aufgaben an andere Menschen abgibst. Du möchtest effektiver und effizienter arbeiten. Daher ist es wichtig, dass Du Aufgaben automatisierst und Texte beispielsweise nicht mehr selbst tippst. Dazu gibt es Softwares zum Diktieren nutzen, wie zum Beispiel DragonDictate. Du kannst auch kostenlose Programme und Apps verwenden, um immer mehr Aufgaben automatisiert abzuarbeiten oder fertige Textbausteine erstellen, damit Du keine E-Mails tippen musst.

Wenn das nicht geht, kannst Du Aufgaben auch an andere weiterdelegieren. Der Grund ist, dass andere Menschen einige Aufgaben einfach besser und schneller erledigen können. Wenn Du lernst, Dein Ego zu überwinden und andere Menschen um Hilfe zu bitten, kannst Du Dich auf Deine Hauptaufgaben konzentrieren und andere Aufgaben übernehmen, welche den Menschen um Dich herum und Dir selbst mehr Nutzen bringen. Aufgaben zuzuweisen, anstatt sie selbst zu erledigen, kann Dir mit Hilfe Deines Zeitmanagements viel Stress ersparen und in einer Gemeinschaft viel effektivere Ergebnisse erzielen. Allerdings solltest Du auch so fair sein und ebenfalls helfen, wenn andere Deine Talente benötigen: Sei ein Teamplayer!

 

Tipp 3 für ein optimales Zeitmanagement: Teile Aufgaben in kleine Schritte auf!

Jeder Student kennt das Gefühl: Du sollst eine Bachelor- oder Masterarbeit schreiben und weißt nicht genau, wo Du überhaupt anfangen sollst. Bevor Du begonnen hast, fühlst Du Dich eigentlich schon besiegt.

Große Aufgaben wirken oft unmöglich oder unlösbar und das sorgt für Druck, Stress, Angst oder hemmt unsere Motivation. Da aber solche Aufgaben oft sehr wichtig sind und regelrechte Meilensteine auf unserem Lebensweg bedeuten können, sollten solche Aufgaben nicht aufgeschoben werden, bis sie im Kalender unausweichlich geworden sind.

Um die Aufgabe lösen zu können, hilft uns die SMART Methode aus dem Projektmanagement weiter, mit der Du Deine Ziele richtig definieren kannst. In abgeänderter Form kann sie uns aber helfen, eine große Aufgabe in kleine Teilaufgaben oder Prozessschritte aufzuteilen.

Diese Aufteilung in kleine Häppchen lässt die Aufgabe weniger bedrohlich wirken und gibt uns einen Fahrplan für den Lösungsweg der Aufgabe. Zusätzlich kann Dir das Eintragen kleiner Meilensteine im Kalender viele kleine Momente des Glücks bescheren, wenn Du sie erreicht hast.

 

Tipp 4 für ein optimales Zeitmanagement: Tagesplanung statt Ablenkung

Sei mal ehrlich: Wie viele Stunden verbringst Du tagtäglich vor irgendwelchen Bildschirmen? Oder: Wann warst Du das letzte Mal im Kino? Wann hast Du Dich das letzte Mal mit Freunden oder der Familie getroffen?

Fakt ist: Viele Menschen lenken sich zu oft mit dem Fernseher, Laptop oder Smartphone ab, anstatt ihre Tagesplanung anders zu gestalten und unnötige Zeitfresser auszuschalten. Vielleicht gehörst Du auch zu denjenigen, die sich etwas sehnlichst wünschen. Dies kann eine Reise oder ein neuer Job sein. Womöglich träumst Du schon lange davon, endlich Dein eigener Chef zu sein und Dir den Traum vom eigenen Business zu verwirklichen.

Dann solltest Du die Zeitreserven, die Du abends vor dem Fernseher verbringst, sinnvoll nutzen, anstatt sie als verplant anzusehen. Gib Zeitdieben keine Chance, indem Du Deine Tagesplanung anders gestaltest:

Tippe Deinen Tagesablauf beispielhaft in einen Stundenplan und versuche Zeitdiebe wie den Fernseher, Deine Spielekonsole, Dein Smartphone etc. ausfindig zu machen. Du musst diese nicht gänzlich aufgeben, aber versuche sie zeitlich begrenzt zu halten. Nutze einen Kalender oder Stundenplan, um jeden Tag in bestimmten Abschnitten zu gliedern und Zeitfenster zu schaffen, indem Du Dich bewusst schönen und angenehmen Dingen widmen kannst. Lege Dir auch eine Routine zu, um den Tag zu strukturieren. Mit guten Morgenroutinen startest Du zum Beispiel besser in den Tag. Mit dieser Methode schaffst Du aktiv Platz für Deine Selbstverwirklichung.

Tipp 5 für ein optimales Zeitmanagement: soziale Medien meiden

Soziale Medien sind ganz besondere Zeitdiebe, die Deinen täglichen Zeitdruck verstärken können. Während wir für den Fernseher oft bestimmte Sendezeiten oder Anstoß-Zeiten unseres Lieblingsvereins freihalten, schleichen sich soziale Medien oft im Tagesverlauf dazwischen. Egal ob wir auf Klo sitzen oder nur kurz im Bus oder in einer Schlange warten müssen bis wir dran sind – wir holen unser Smartphone schon fast instinktiv aus der Tasche und checken unsere sozialen Medien. Das macht sich dann schnell bemerkbar, wenn wir mit unwichtigen Sachen unseren Tagesablauf durcheinanderbringen und dadurch die Zeit fehlt, wenn wichtige Aufgaben abzuarbeiten sind. Du kannst Dir sicherlich vorstellen, was diese Zeitdiebe für Deine Leistungskurve bedeuten und dass sie ein großes Problem darstellen.

Du musst jetzt nicht gleich auf Facebook und Co verzichten, nur wäre es für Dein Zeitmanagement wichtig, diese Zeitdiebe etwas mehr einzugrenzen und ein nicht allzu großes Zeitfenster beizumessen. Nimm Dein Selbstmanagement ernst und priorisiere dringliche und wichtige Dinge, statt Dich mit unwichtigen Sachen aufzuhalten. Facebook und Co sind Zeitfresser, die Dich nicht nur von der Arbeit, sondern auch von den schönen Dingen des Alltags abhalten. Während Du auf sozialen Medien unterwegs bist, wirst Du so stark mit Reizen überflutet, dass Du wichtige Entscheidungsprozesse und Aufgaben aufschieben musst, weil Dir dafür plötzlich die Zeit fehlt. Außerdem kann zu viel Social Media auch auf andere Arten Deine Gesundheit beeinflussen, wie Du in diesem Artikel nachlesen kannst.

Triff Dich lieber mit Freunden, anstatt auf der Jagd nach Klicks und Likes zu sein. Wenn Du auf diese Zeitdiebe nicht vollständig verzichten möchtest, solltest Du Deinen Arbeitstag trotzdem ohne Zeitdruck gestalten, indem Du die sozialen Medien nur bis zu 20 Minuten täglich nutzt. Beschränke Dich hier auf das Wesentliche, um kostbare Zeit zu sparen und nicht hektisch zu werden.

 

Tipp 6 für ein optimales Zeitmanagement: Bücher lesen

Wann hast Du das letzte Mal ein Buch gelesen? Damit sind nicht die täglichen Newsletter gemeint, die Dein digitales Postfach blockieren, sondern ein echtes Buch. Bildung wird von den meisten Menschen sehr geschätzt, doch nur wenige versuchen sich konstant weiterzubilden.

Tatsache ist: Vielen Menschen fehlt aufgrund eines falschen Zeitmanagements einfach die Zeit für ein gutes Buch. Wenn Du Deine Zeit durch eine falsche Tages- und Wochenplanung verplant hast, hast Du auch keine Zeit zum Lesen. Vielmehr lässt Du Dir Deinen Tag von anderen Zeitdieben diktieren, die Deinen Zeitmangel verstärken.

Nach einem anstrengenden Arbeitstag fallen die Besorgungen an. Einkäufe müssen erledigt werden. Dann musst Du noch die Kinder vom Kindergarten oder von der Schule abholen, obwohl Dir dafür noch nicht einmal eine Stunde bleibt. Ach ja: Zum Sport willst Du ja auch noch. Ein Buch passt aufgrund des Zeitmangels dann oft kaum in Deinen Plan.

Doch auch wenn Dein Zeitmangel groß ist und Du zum Lesen eigentlich gar keine Zeit hast, haben wir die perfekte Alternative für ein optimales Zeitmanagement für Dich. Wie wäre es zum Beispiel mit einem Hörbuch, um den Weg zur Arbeit zu überbrücken?

Such Dir am besten ein Hörbuch aus, dass Dich wirklich interessiert. Wenn Du Dich persönlich weiterentwickeln möchtest, sollte es ein Hörbuch sein, dass Dich vorwärtsbringt. Podcasts und Hörbücher haben einen großen Vorteil. Du kannst in der Zwischenzeit andere Aufgaben erledigen, Dich bewegen und Dich trotzdem konstant weiterbilden. Das so erworbene Wissen kann sich in vielen Situationen als nützlich erweisen und Dir bei Deiner Selbstverwirklichung helfen.

 

ahead Pro Tipp: Wer ganz produktiv sein möchte, kann die Geschwindigkeit des Hörbuchs schrittweise erhöhen. Wenn Du ein Buch später in doppelter Geschwindigkeit hörst, brauchst Du nur halb so lang, um es durchzuhören.

 

Tipp 7 für ein optimales Zeitmanagement: Öfter NEIN sagen

Viele Menschen kennen das Gefühl, Zeitdieben zu verfallen, weil sie fremde Aufgaben erledigen. Nein zu sagen kann einem durchaus schwerfallen, aber man kann es lernen. Anderen eine Absage zu erteilen, gehört im Alltag einfach dazu. Oftmals sind es keine persönlichen Gründe, sondern einfach, dass man selbst sehr viele Aufgaben zu erledigen hat.

Höflich nein zu sagen ist eine Kunst für sich und kann sogar sehr wichtig für Dein Selbstmanagement sein, wenn Du dringliche Aufgaben nicht aufschieben kannst und mehr Zeit für Dich benötigst. Deshalb solltest Du Dich des Öfteren trauen, nein zu sagen. Du musst nicht alles auf einmal erledigen. Und schon gar nicht heute!

Fazit

Wenn Du diese Zeitmanagement-Tipps beherzigst, erarbeitest Du Dir mehr Freizeit. Freizeit, die Du zum Relaxen, für Unternehmungen, Sport, einen Urlaub oder eine Fortbildung nutzen kannst. Die Tipps und Methoden sind nicht dafür gedacht, Deine Lebensführung einzuengen. Ein guter Zeitmanager nutzt diese Methoden, um den Blick fürs Wesentliche nicht zu verlieren und Aufgaben sowie Ruhephasen bewusst in sein Leben zu integrieren. Damit verbesserst Du nicht nur Deine Leistung, sondern auch Deine Gesundheit.

Wenn es Dir trotz Zeitmanagement schwerfällt, die Leistungskurve oben zu halten, solltest Du es einmal mit einer optimalen Kombination aus verschiedenen Nährstoffen versuchen. SHARP MIND¹ enthält Citicolin Cognizin®, eine Vorstufe des Neurotransmitters Acetylcholin, in Verbindung mit Phosphatidylserin und Brahmi Extrakt. Dabei kommen wir ohne Stimulantien wie zum Beispiel Koffein aus.

 

 

¹Panthothensäure trägt zu einer normalen geistigen Leistung bei. Vitamin B12 trägt zur Verringerung von Müdigkeit und Ermüdung bei.